「弱者」の生存戦略
全職員が当たり前にAIを使いこなす「仕組みづくり」｜前編

まず、美波町で独自につくった人口推計や財政状況、美波町の国土強靭化に関する計画など、いろいろなデータをもとに、行政機能がどこまで維持できるかを出した試算を見ていきます。
結果は当然ながら、何もしなければかなり厳しい状況です。DXを進めたとしても人材育成をしなければ、2040年ごろには行政機能の維持が難しくなる。役場の中だけでDXを進めても、途中から急激に下がってしまう。それでは、何を目指すべきなのか。

私たちは、住民を巻き込んだ地域DXが必要だと考えています。さらにその先には、単独自治体だけでなく、広域連携も必要になると思っています。デジタルの文脈では、都道府県を越えた連携もできるはずです。これは美波町だけの話ではありません。日本全体で、毎年55万人規模で人口が減っています。鳥取県の人口よりも多く、政令指定都市レベルの人口が毎年減っているわけです。

総務省の「自治体戦略2040構想研究会」でも、AIなどの破壊的技術を大胆に取り入れなければ自治体は存続できないという趣旨のことが示されています。2018年の資料を見ても、かなりそのシナリオ通りに来ていると感じています。

では、AIを取り入れることで、行政は何を目指すべきなのか。美波町では、単なる効率化ではなく、職員が本来向き合うべき仕事に集中できる状態を目指しています。

AIについて考えるとき、私はユヴァル・ノア・ハラリさんの本に出てくる「生き物はアルゴリズムであり、生命はデータ処理である。知能は意識から分離しつつある。意識を持たないアルゴリズムが、私たち以上に私たちを理解するかもしれない。」という話をよく思い出します。おそらくAIに関係する話だと思うのですが、そうなると、これから人が何を目指すべきかが重要になります。

私たちが考えたのは、「意識に集中できる仕組みづくり」です。役場の仕事には、入力、確認、集計、書類作成、通知、発送といった事務作業が大量にあります。もちろん大事な仕事ですが、それだけに追われていると、本来もっと時間を使うべき住民対応や政策立案、相談支援、現場対応に力を割けなくなります。
だから、事務作業はできるだけ効率化し、さらに自動化していく。そのうえで、職員が住民に寄り添える時間を増やす。これが、美波町で最初につくったビジョンです。

その進め方として、私たちはPDCAではなく、PDR（Do、Preap、Review）という考え方を使っています。まず準備して、やってみる。達成できたかを見直して、また準備する。そういうサイクルで進めています。大事にしているのは、「マニュアルいらず」のものをつくることです。複雑な仕組みを入れても、職員が使えなければ意味がありません。職員が特別に意識しなくても、普段の業務の中で自然に使える。そういう状態を目指しています。

AIの話をする前に、まず第0部として、そもそもAIを使えるようにするために何を整備してきたかを話します。
美波町では、2019年ごろからクラウドや認証基盤、データを集める仕組みを整えてきました。もともとは災害対応の文脈も大きかったです。美波町は南海トラフ地震で大きな津波被害が想定されている地域のため、地区のかなり広い範囲が浸水する想定になっています。災害復旧にはデータが必ず必要です。道路や橋、公共施設などの情報、設計図、台帳、各種システムのデータが失われると、復旧ができなくなります。
ですから、データを守ることを前提に、クラウドやサーバー基盤を整備してきました。そのときから、将来的にはAIがデータを扱うようになるだろうと考えていました。ChatGPTが出る前から、データを集めておくこと、使える状態にしておくことが大事だと考えていたわけです。

2019年には、役場内のサーバーの仕組みを見直し、データを集める仕組みとクラウドを連携できる仕組みを整えました。その後、2022年にDXの方針を立て、2023年以降はAI活用に大きく舵を切っていきました。

小規模自治体で複数のクラウドサービスやAIツールを使おうとすると、まず問題になるのがアカウント管理です。サービスごとにIDとパスワードが違う。職員がパスワードを忘れる。管理する側も手が回らない。これでは、いくつもサービスを入れることはできません。

そこで美波町では、最初に認証基盤を設計しました。パソコンのアカウントからクラウドまでをひもづけ、Microsoft、Google、Appleなどのサービスも同じアカウントで使えるようにしています。いわゆるシングルサインオンの仕組みです。
この仕組みがあることで、職員はサービスごとにアカウントを切り替えたり、何度もパスワードを入力したりしなくて済みます。画面を開けば、そのまま使える。

小規模自治体では、これをやらないと、複数のサービスを運用するのはかなり難しいと思っています。情報担当が1人、2人という組織で、3つも4つもサービスを入れるのは現実的ではありません。だからこそ、AIを入れる前に、まず認証基盤を整えました。これが今、複数のAIを同じアカウントで使える状態につながっています。

ChatGPTが登場したとき、私たちもすぐに有用性を感じました。ただ、機密情報をどう扱うかという問題があり、最初はなかなか踏み込めませんでした。その後、Azure OpenAIを使えば閉じた環境で機密情報を扱えると知りました。ただ、セキュリティ面が怖かったので、いろいろ調べていたところ、ある自治体が内製で構築したという記事を見ました。その後、その支援をしていた企業に問い合わせ、内製支援をお願いしました。そうして、約2年前に、美波町のTeamsの中でChatGPTが使える仕組みを構築しました。内製でつくっているので、自由にカスタマイズできます。

たとえば、複数の性格を持たせたAIを用意し、1回のプロンプトに対して複数の回答を出す仕組みをつくりました。議会対策や政策立案のときに、複数の視点から検討できるようにするためです。当時は、PDFを読み込む、Excelを読み込むといった機能も今ほど標準的ではなかったので、そうした機能も実装しました。

大事なのは、職員が普段使っているチャットツールの中で、そのまま使えることです。AIを使うために別のプラットフォームに行くのではなく、Teamsの中で使える。説明書がなくても使える。そこを重視しました。

現在、美波町では複数のAIを使えるようにしています。Microsoft 365 Copilotも有償版を利用しています。美波町ではエンタープライズ系のライセンス環境を整えており、その中で活用できるAI機能を業務に取り入れています。また、GeminiとNotebookLMは、今年度から全職員が使えるようにしています。行政向けのAIサービスも一部で使っています。ローカルLLMについても、Ollamaなどを使って検証しています。

ただ、単に「AIを全部入れる」という話ではありません。組織変革と並行して設計しています。Microsoft 365は、Windows端末の管理や認証基盤、デバイス管理などを担うものとして使っています。一方で、Google Workspaceは、今後ファイルサーバーやデータ保存領域として共有ドライブを活用していく計画です。メールもGmailをメインにしていく方向で進めています。なぜそうするかというと、AIを活用するうえでは、データをどこに置き、どのデータをどう使うかが重要になるからです。

長期的には、Google Workspace上にデータを集め、GeminiやNotebookLMで活用する形が必要だと考えています。

Geminiは、スライド作成や資料作成、フォーム作成などでかなり使っています。政策推進課では非常によく使ってくれていて、「仕事がかなり早く終わるようになった」という声もあります。産業振興系の部署でも使い始めています。

NotebookLMは、情報を読み込ませたうえで、ハルシネーションを抑えながら的確に答える用途に向いています。そこで、条例や例規、人事給与関係の資料などを読み込ませています。人事給与担当からは、かなり喜ばれました。広報誌も活用しています。自治体の広報誌には、実は有用な情報がたくさん入っています。過去の「広報みなみ」や町史もスキャンしてデータ化し、NotebookLMに読み込ませています。今後は、町のブランディングにも使っていきたいと考えています。

また、AIを触ったことがなかった職員が、勉強会に参加して2か月後にはアプリをつくるようなことも起きています。GeminiのCanvas機能などを使うと、そういうことが可能になります。ただ、実際に条例を読み込ませるのは意外と大変です。条例は700件、1,000件とありますが、NotebookLMには登録できるソース数の上限があります。そこで、自分たちのWebサイトをスクレイピングし、テキスト化してGoogleドライブに入れ、それを読み込ませるといった工夫をしています。

こうすれば、自治体が持っている情報を、自前のAI環境の中で活用できます。追加費用もかかりません。
さらに、職員が有用なプロンプトを見つけたら投稿し、それをアプリで全職員に共有する仕組みもつくっています。便利な使い方を個人の中に閉じず、組織全体でアップデートしていくために重要な仕組みです。

個人でAIを使うだけではなく、グループで使う取り組みも始めています。美波町ではランチミーティングを行っています。若手職員を中心に集まり、横断的な取り組みを議論する場です。最近では、IP戦略を立てるというミッションを設定しました。

美波町は財政力が高い自治体ではありません。ふるさと納税をどう伸ばすか、観光でどう人を呼ぶか、プロモーションをどう設計するかといった課題があります。そうしたテーマを議論する中で、AIをフルに活用しようとしています。

単に「AIを使ってください」と言うだけではなく、ポータルサイトのようなものを用意しており、あらかじめ設定したNotebookLM、データを読み込ませたもの、マニュアルなどを事前に用意し、すぐ使える状態にしています。

たとえば、Googleフォームを自動でつくる仕組み、場所の名前や位置情報を入力すると、Googleマップ上にポイントを表示するKMLをつくる仕組み、請求書をアップロードすると、支払い先登録のための伝票に自動でデータが入り、PDFで印刷できるAI-OCRの仕組みなどがあります。そうしたものを、勉強会の中で検証しながらつくっています。職員の入力の手間を減らし、現場で実際に使えるものにしていくイメージです。

DXを進めるとき、どうしても避けられないフェーズがあります。たとえばオンライン手続きを始めると、窓口ではしばらく二重業務が発生します。紙の手続きも残り、オンラインの対応も必要になる。職員にとっては、かなり負担が大きくなります。でも、ここを乗り越えないと、いつまでもDXは進みません。

基盤を整備し、そこから利活用に移るまでの時期が一番大変です。職員の負担も大きくなりますし、コストも一時的には上がります。MicrosoftとGoogleの両方を使うような構成も、二重投資に見えるかもしれません。ただ、将来的にはスケールイン、つまり必要な機能に絞り込んでいく予定です。たとえば、Microsoftは認証基盤やデバイス管理に必要なライセンスは残しつつ、不要なライセンスは外していく。物理的なオンプレミスサーバーも廃止していく。そうすることで、最終的にはコストメリットが出ると考えています。DXは、最初から楽になるものではありません。一度負荷が上がる。それを乗り越えた先に、自動化や効率化の効果が出てくる。この前提を組織として共有しておくことが大事だと思っています。