「弱者」の生存戦略
全職員が当たり前にAIを使いこなす「仕組みづくり」｜後編

よく、「美波町の職員はリテラシーが高いからAIを使えているのではないか」と聞かれます。でも、決してそういうわけではありません。美波町の職員が特別にデジタルリテラシーが高いということではなく、知らないうちに使っているような形を目指しています。

私たちの中でも、「自分たちの承認欲求は捨てましょう」という話をしています。「こんなすごい仕組みをつくりました」と見せるのではなく、職員が複雑な仕組みを意識せず、自然に使えることの方が重要です。だからこそ、普段使っているTeamsの中で使えるようにする。アカウントを切り替えなくていいようにする。マニュアルなしでも使えるようにする。こうした積み重ねによって、職員が自然に使える状態を目指しています。最近になって、ようやく多くの職員がどんどん使うようになってきました。これは、ツールを入れたからというより、使える状態を地道に整えてきた結果だと思っています。

美波町では、できるところは内製する方針を取っています。理由の一つは、IT人材不足です。経済産業省のデータでも、2030年にはIT人材が最大79万人不足するとされています。地方では、ITベンダー側も人材を抱えられなくなってきています。発注額も右肩上がりになっていますし、労務単価も上がり続けています。だからこそ、職員でできるところは自分たちでコントロールする。一方で、業者さんに任せるべきところは任せる。 その線引きをしながら進めています。

ただ、内製化するとブラックボックス化の問題が出ます。特定の職員だけが分かっていて、その人がいなくなると分からなくなる、という問題です。そこで、外部人材を活用する制度を使い、DMM.comでプロジェクトマネージャーとして実際にタスクを動かしている方に来ていただき、短い期間でしたが、プロジェクト管理、ドキュメントの残し方、チームビルディングなどを学びました。インセプションデッキをつくる。タスク管理をする。設計や導入のドキュメントを残す。そうしたことを徹底しながら、内製を進めています。

クラウドを使うと、通信が遮断されたときにどうするのかという問題があります。美波町では、Starlinkも導入しています。キャリアを挟むと月額7万円ほどかかるような構成もありますが、自分たちで契約して、月額1万円程度で運用できるようにしています。また、通常の役場のインターネット通信に切り替える仕組みや、最悪の場合には屋上のアンテナを持って移動し、通信経路を確保できるような冗長化も行っています。

防災訓練でも、こうした回線を使っています。大規模災害が起きた想定で、被害情報を集め、メディアに発表するロールプレイングを行いました。その中でもAIを活用しました。災害時には、被害情報や連絡が一気に集まります。人だけではさばききれない状況になります。そこで、Teamsの中で使えるAzure OpenAIの仕組みに情報を入れ、複数人が同じ画面を見ながら、優先度の高いものを出してもらうようなシミュレーションをしました。
TeamsのようなチャットツールでAIを使うと、複数人が同じチャットグループ内でAIを間に入れながら会話できます。これは災害対応でも有効だと感じています。

DXを進めるうえで、マインド醸成は非常に難しいです。多くのロードマップでは、最初に意識醸成が置かれています。総務省の手順書もそうです。ただ、意識醸成は一度やれば終わりではありません。
私たちも、DXを始めた年に勉強会をたくさんやりました。でも、担当者が変わったり、3年、4年と経ったりすると、意識は薄れていきます。放っておくと、取り組みが形骸化してしまう。だから、繰り返す仕組みが必要です。美波町では、昨年度からまた改めて勉強会を続けています。

最初からAIに入ると、少しハードルが高いと感じる人もいます。そこで、まずはデザインから入りました。Canvaを使い、チラシや広報物をつくるところから始め、その中でCanva AIを使ってみる。見えるものをつくるところから始めると、分かりやすいからです。この取り組みによって、各課から広報担当に集まってくる情報の質が少しずつ上がってきました。広報の取りまとめ担当の負担も少しずつ改善しています。

また、会計年度任用職員の方にも積極的に参加してもらっています。正規職員は忙しくてなかなか勉強時間が取れないこともあります。一方で、会計年度任用職員の方は時間調整がしやすい場合もあります。その方々に学んでもらい、課の中に広げてもらうことも考えています。実際に、今年採用された方の中には、採用時点ですでにCanvaでチラシをつくれるなど、デザインスキルを持っている方もいました。

今年度は、より計画的に学べるように、シラバスのようなものもつくっています。特に管理職は、今ものすごく時間に追われています。これは良くない状態だと思っています。AIを活用して少しでも時間を短縮できれば、その分を政策立案や部下の育成に使えるはずです。自分の仕事に追われていると、人にものを教える余裕がありません。だから、管理職向けの学びも必要だと考えています。

一方で、会計年度任用職員向けのシラバスも用意しています。組織全体としてナレッジが増えれば、業務効率が上がり、時間ができます。学べば学ぶほど、残業も減る可能性があります。
AIの使い方によって、かなり時間が短縮されることは分かってきています。だから、まずはこうした学びの環境を整えることから始めています。
勉強会は、思った以上に多くの職員が来てくれています。やらされる研修ではなく、自分の自由度が広がるものとして受け止めてもらえているのかもしれません。

人が辞める理由として、「成長機会がない組織から人が離れる」というデータもあります。ホワイトすぎても辞めてしまうという話もあります。だからこそ、学び続けられる環境を組織の中につくることが大事だと思っています。

デジタルインフラは、道路や橋のように目に見えません。道路や橋なら、住民の方にも分かりやすいです。壊れていれば見えますし、必要性も伝わりやすい。でも、デジタルインフラは、どこにあるのか分からない。どう使うのかも分からない。免許を取るような仕組みもありません。

だから、次のフェーズは「伝える」と「教育」だと考えています。美波町では、庁内向けに「DX通信」を始めました。A4一枚程度で、毎月、役場の中でどんなDXをしているのかを伝えています。

住民向けには、広報紙の中に1ページをいただき、取り組みを紹介しています。こんなことをしています。困りごとはありませんか。要望はありませんか。そうした形で、住民との接点もつくっています。また、公式ホームページ上には、ホームページ内の情報を探して回答するAIチャットボットも実装しています。住民がスマートフォンやパソコンから必要な情報にたどり着きやすくするためです。

美波町では、情報やデータを大事にしています。小さな自治体は、なかなか知ってもらう機会がありません。だから、意識的に情報を出す仕組みをつくってきました。

2019年にはホームページの見直しを行い、Webアクセシビリティを意識した設計にしました。全盲の方でも、支援アプリケーションを使えば情報が届くようにする。そうしたバリアフリー化を進めました。その結果、ホームページのアクセス数も上がりました。全国の自治体サイトの中で紹介していただくこともありました。

オープンデータにも取り組んでいます。美波町にはウミガメの産卵データが昭和の時代からずっと残っています。そうしたデータも公開しており、実際に教科書で使っていただいた例もあります。

情報を出すことで、美波町を知ってもらえる。これはプロモーションの文脈でも重要です。小さな自治体ほど、Web上で情報にアクセスできる状態をつくっておくことが、町を知ってもらううえで重要だと考えています。
ただし、こうした取り組みを継続して進めるには、個別の施策だけでなく、組織としての方針を先に定めておくことも欠かせません。

DXを進めるとき、最初に方針をつくることはとても重要です。少人数で回している組織ほど、「好き放題している」と見られたり、横やりが入ったりしがちです。こちらが目指している方向とは違う話が入ってきて、路頭に迷うこともあります。強い力で潰されてしまうこともあります。だから、先に方針をつくっておく。「こういう方針があるので、一緒に参加してください」と説明できるようにしておく。

美波町では、町長や副町長とも継続的にディスカッションしています。副町長が最高デジタル責任者の役割を担い、毎月CDOミーティングを行っています。町長の方針や、町として目指したい世界を聞きながら、私たちが「それならこういう手段はどうか」と調べ、議論し、進めていく。ここに必ずしも高度な技術の話が必要なわけではありません。まずは、どんな組織を目指すのかについて合意形成することが大事です。

官僚制の組織から、もう少しアジャイルに動ける組織へ。繰り返し変化できる組織へ。そうした方向を目指しています。

今回の講演では、美波町のような小規模自治体が、人口減少や人材不足、災害リスクといった厳しい条件の中で、どのように行政機能を維持していくかについてお話ししました。

大事なのは、AIを単なる便利ツールとして導入することではありません。まずデータを守り、認証基盤やクラウド環境を整え、職員が特別に意識しなくても使える状態をつくることです。Teamsの中で生成AIを使えるようにしたり、GeminiやNotebookLMを業務に組み込んだりしているのも、すべて「説明書がなくても自然に使える仕組み」を目指しているからです。

また、DXは一度整備すれば終わりではありません。基盤整備から利活用に移る過程では、職員の負担が一時的に増える場面もあります。だからこそ、PDRの考え方で小さく試し、見直し、また次に進めること。そして、管理職や会計年度任用職員も含めて、学び続けられる環境をつくることが重要になります。

美波町の取り組みは、決して「先進的な一部の職員がAIを使っている」という話ではありません。むしろ、職員が知らないうちにAIを使える状態に近づけることで、事務作業に追われる時間を減らし、住民に寄り添う時間を生み出すための実践です。

それぞれの自治体で、課題も規模もフェーズも異なります。だからこそ、まずは自分たちの自治体が何を守り、何を変え、どこを目指すのかを定めることが大切です。小さな自治体でも、方針を持ち、データを集め、使いやすい仕組みを整え、学び続けることで、変化に対応し続けることはできます。

「弱者」の生存戦略とは、限られた人員や財源の中で、テクノロジーを味方につけながら、自治体として進み続けるための仕組みづくりです。この講演が、これからの自治体DXやAI活用を考えるきっかけになれば幸いです。